Apoio na calendarização do evento
Identificação de datas de maior conveniência, face a eventos concorrentes / complementares
Identificação de espaços adequados a cada evento
Seleção de auditórios, salas pedagógicas e espaços para sessões paralelas em conferências
Análise das infraestrutras necessárias ao evento
Adequação de espaços para coffee-breaks, análise dos equipamentos multimédia disponíveis e qualidade do sinal wireless, gestão de acessos para pessoas com mobilidade reduzida
Apoios e Patrocínios
Candidatura a apoios institucionais e angariação de patrocínios
Design do Logótipo e Imagem da Conferência
Cartazes, Convites, Livro de Abstracts / Proceedings, Crachás de identificação, Certificados de participação, Sinalética
Definição da Estratégia de Comunicação
Elaboração de textos para press releases, gestão do e-mail e redes sociais do evento, comunicação com jornais e media partners
Site do Evento
Registo de domínio do site, Criação, alojamento e manutenção do site, Criação de endereços de e-mail
Base de Dados de Potenciais Participantes
Definição do perfil científico do evento, Identificação de potenciais participantes, Comunicação segmentada.
Formulário web de registo de participantes
Registos individuais e de grupo, Reservas de alojamento e transportes, Faturação e Processamento de pagamentos, Listagem de participantes em tempo real
Formulário web de submissão de Abstracts / Artigos / Posters
Submissão com confirmação de receção e notificação aos autores da aceitação / rejeição, Comunicação aos autores, convidados e moderadores sobre data, hora e local das apresentações
Gestão do Programa Científico
Apoio na construção do programa científico com base nos trabalhos aceites, Compilação de comunicações científicas em suporte físico e digital para os participantes
Negociação com unidades hoteleiras para a estadia dos conferencistas e participantes
Pré-reserva de quartos para assegurar alojamento a potenciais participantes, negociação de condições particulares para participantes (acesso WiFi, parque, check-in da conferência no hotel, refeições)
Negociação de serviços no local do evento
Coffee-Breaks e Refeições, Projeção, Fotografia e Vídeo, Impressões, Transportes, Merchandising
Prepação e distribuição do Kit de Participante
Preparação de todo o merchandising a fornecer no kit dos participantes, incluíndo material da conferência e informações turísticas
Organização de jantares e receções oficiais da conferência
Seleção de locais, negociação de menus com adequação às restrições alimentares dos participantes
Organização de visitas e programa de atividades extra-conferência
Organização de visitas técnicas e workshops, Programas lúdicos para acompanhantes de participantes
Secretariado do Evento
Apoio permanente aos promotores e participantes do evento, Coordenação do check-in no local do evento, Acompanhamento das atividades em curso e briefing regular aos promotores
Relatório Final e Consolidação de Contas
Elaboração do relatório do evento com informação detalhada de avaliação e métricas de desempenho